请假程序有多么重要?

贾某因骨质增生,向部门负责人提交了请假条和病假证明,部门负责人同意了,但人事部以请假资料不全未批准,因此公司总经理也未批准。之后,公司以《员工手册》规定员工请病假需提供医疗保险定点医院诊断,凭诊疗记录(病历、交费单据)和医师出具的病假证明为由,单方解除劳动合同。但最终法院判决认定公司违法解除。该案败诉的根源之一就在于请假程序规定的缺失。

实务中,员工因未履行请假程序,从而被用人单位以旷工解除劳动合同,最终法院认定劳动合同解除合法的案例比比皆是。但是,需要注意的一点是,若无请假程序,谈何员工未履行?换言之,企业胜诉的前提是具备请假程序。

然而,在请假程序成为企业规章制度的“标配”时,用人单位应注意请假程序的合理性问题。

设计请假程序时,需要避免以下常见误区:

1、请假程序针对的事由及请假配套材料不明。建议明确请假程序适用于病假、事假、年休假等所有休假,还是根据企业情况,有些休假需要经过特别的程序。同时,针对不同的休假类型,明确规定请假配套文件,例如,病假需提供挂号单、病历、处方、治疗费用单据等;丧假应提供死亡证明等。

2、请假审批流程过于繁琐。如果针对所有请假都规定直属上司、部门负责人、人事、总经理一系列的流程,一来效率低下,二来流程越长越容易发生沟通不畅问题,而且个案中如此繁琐规定的合理性可能也会被质疑。因此,根据请假事由、天数等规定不同的审批层级,是比较务实的做法。

3、对于请假程序不履行的后果规定不合理。较多用人单位规定,如果不履行请假程序,擅自不到岗的,应视为旷工,旷工达到规定期限的,视为严重违反规章制度。这种规定较为合理。然而,也有些用人单位作了一些变通规定,但这些规定却将用人单位置于败诉之地。例如,以下规定即为一例。“病假请假不符合规定的或者医疗期满的,自动转为事假,用人单位有权不批准事假,在用人单位不批准事假的情况下,对于员工不到岗的一律视为旷工,用人单位可单方解除劳动合同”。针对前者,事实上,如果员工在医疗期满后不能从事原工作,也不能从事雇主另行安排的工作的,雇主可以支付经济补偿金的方式解除劳动合同。但雇主径直以旷工的方式,希望不给付任何补偿就解除劳动合同,反倒可能需要付上支付经济赔偿金的代价。对于后者,如果员工确有急事(例如独子需要照顾遭遇车祸入院的丧偶父亲),企业即使以上述规定为由解除劳动合同,被认定为违法解除的风险还是很高的。

最后,在已经明确规定请假程序的情况下, 企业还需要注意请假程序是否严格执行。实务中,不少雇主对请假程序执行不严格,例如,长期允许员工时候补请假流程,事假、病假、年休假乱转换等。这些执行中的问题,也往往会成为员工主张企业实际请假程序不明确,因此不应以未履行请假程序为由认定旷工的重要砝码。